システム屋さんの忘備録

訪問ありがとうございます。システム屋と経営者・ユーザーとのやりとり、社内SE・システム管理者向け情報、生まれ育った京阪神の情報ブログです。このページへは「システム屋さん」で検索。

販売管理システムの計上タイミング

先日、食品会社の方から「販売管理システムの導入をしたいのだがいいソフトはないですか?」と相談を受けました。早速ヒヤリングをさせて頂きました。ヒヤリングを進めて行きますと計上についてのルールがかなり曖昧で、在庫の管理もできていない状態でした。このような状態ではいくら新しいシステムを導入しても運用が追いつきません。顧客には「システムと運用が一体になって初めて導入効果が出ます」と説明します。色々ありますが例えば棚卸しから仕入、売上漏れや不正を発見できるような運用が理想です。また顧客は「システム導入で楽になる」と思っています。運用がしっかりできている会社ではその通りですが、今回の様なケースでは運用から変えて頂くことが必要ですので現場との摩擦が予想されます。その上今まで以上に労力が必要になります。今まで管理していなかった事を新たに管理するので当然なのですが顧客の中には「何のためのシステムや」と言われる方もおられます。顧客からすると「お金を払って面倒になる」と思うのでしょう。 

ビジネスマン

これからシステムで管理する方には販売管理システムと在庫管理の一体型をお勧めしています。今回の様な顧客の場合はある程度システムに運用を合わせる事も必要になります。ヒヤリングを進めて行きますと、どうしてもシステム屋さんなんですがシステムの他に業務運用の提案作成に時間を取られます。

計上についてですが販売管理システムなどでの計上の認識については実現主義に基づいて行います。まず会社において計上基準(ルール)というものを決めていただきます。入庫基準、検収基準とか色々あり通常は一度決めれば継続します。計上はその決められたタイミングで行います。最近の流れとして経費は発生主義、商品は実現主義にて計上するようになってきています。

【例:出庫基準の場合】
7/31日に出庫した場合は在庫も同様に引き当てられます。この場合7月計上、在庫は無くなり、債権が発生と言う様になります。つまり在庫(棚卸し資産)の移動により物品の所有に伴う重要なリスクと経済価値が移転していることが客観的に認識できます。請求は7月起算または8月起算でもかまいません。あくまでも計上と請求は別です。企業会計では色んなルールがありますので会計士さんなどに相談されると良いでしょう。

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KOBE観光の日

20111年10月3日(月)~10月10日(月・祝)はKOBE観光の日、神戸観光ウイークです。何があるかと言えば期間中、施設の無料開放や特別割引料金の設定、プレゼント進呈などのさまざまな特典に加えて、イベント等が市内各地で実施されます。10月2日は神戸市立博物館などが無料になります。
[ 2011/09/28 10:28 ] 神戸・大阪・京都 神戸 | TB(0) | CM(0)

メールクライアント Outlook Express

メールクライアントは何をお使いでしょうか? 企業では未だにアウトルックエクスプレス(Outlook Express)を使っている方が多いようです。
ユーザーから「メールの受信ができないから見に来てくれ」とお呼び出しを受けました。大抵は受信フォルダが一杯になっているケースです。Outlook Express の受信フォルダの容量は2GBです。上限に達すると受信ができなくなります。

Outlook Express

私が行っていた修復方法です、月に数件処理していました。
1.メールデータ本体のdbxデータの場所を(オプション-メンテナンス-保存フォルダ)確認して一旦Outlook Express を閉じます。

Outlook Express 01

2.エクスプローラを使って上記フォルダ内のdbxデータのフォルダを見れば大きなデータがあることがすぐにわかります。

3.そのdbxデータを別フォルダに移動して、Outlook Expressを起動すれば受信ができるようになります。

4.次は旧データを見えるように設定します。Outlook Expressで新しいフォルダ「旧受信データ」を作成しソフトを閉じます。ここは先ほど移動したdbxファイルを後ほど移動するためのフォルダです。

5.Outlook Expressを再度起動して「旧受信データ」をクリックして再び閉じます。このとき旧受信データ.dbxが作成されます。

6.先ほど移動したdbxデータのファイル名を「旧受信データ.dbx」にファイル名を変更しOutlook Expressのデータフォルダにある旧受信データ.dbxに上書きします。

7.Outlook Expressを起動すると旧受信データが閲覧できるようになります。

このOutlook Expressが原因でよくパソコンがフリーズしていました。おそらくメモリを多く使うのでしょう。
5分前後でできるやっつけ仕事的な方法です。MSさんには「メール一杯になった時の処理ボタンぐらい付けてくれと」思っています。

ウインドウズサーバーの再起動

トップイメージ

中小企業の会社には1台から数十台のサーバーがあると思います。現在の現役サーバーはWindows Server 2003 R2以降のサーバーです。もう2000 Serverが無いのかというとそうでもありません。サポート期限は過ぎているのですがリプレイスできないなどの事情によりそのまま使っているか、または仮想化して使っているようです。再起動なんですが最近は直接サーバーの前に行ってモニタを見ながら行う事は重大なエラー発生時以外はありません。システム管理者の端末などからリモートで操作します。

管理者


ウインドウズアップデートが月に1回以上あります。パソコンと同様にサーバーにも適用するわけですが業務中には再起動はできませんのでシステム管理者の方は規模にもよりますが夜中、早朝、休日などのユーザーが使用していない時間帯に再起動を行います。顧客やユーザーの中にはサーバーも再起動してる事を知らない方や、メンテナンスの必要性を理解しない方がおられます。私も社内システム管理者時代によく会議でサーバーのメンテナンスの必要性を説明しました、「数千通の請求書をすべて手書きするのですか?」と・・・。

サーバー再起動で恐いのが古いサーバーです。再起動に15分前後かかる上に再起動途中にフリーズすることもあり、できれば再起動したくないと思います。もちろん故障が予測されるので「バックアップ」には力が入ります。私の知り合いには再起動はできないと考え「再起動はしない」という強者もいます。これはそのサーバーのクセをつかんだ職人気質みたいなものでしょうか? 最近はそのような方は少なくなってきました。

こちらのマイクロソフト サポート ライフサイクルをご覧ください

事故を未然に防ぐためにも社内システム管理者の方はサポートライフサイクルを見ながらいつまで現在のシステムを使うかをシュミレーションし予算手当をしましょう、古いサーバーが原因で業務に支障が出る確率を少しでも低減することができます。

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神戸 元町駅

元町駅西口周辺のご案内です。JR元町駅の西口駅は北側と南側とは様子がガラッと変わります。北側は学校、兵庫県公館、兵庫県警、県庁、相楽園、諏訪山へと続きます。天気の良い日は朝から諏訪山へ散歩に行き金星台で体操して帰る年配の方がおられます。朝の散歩にはちょうど良い距離かも知れません。
[ 2011/09/23 08:37 ] 神戸・大阪・京都 神戸 | TB(0) | CM(0)

社内情報の共有と共用サーバー

トップイメージ

先日顧客から社内共有データを一本化したいと相談を受けました。30人程度の小規模のオフィズで現在はそれぞれのパソコンごとに共有フォルダを設定してお互いに使用していました。接続先のパソコンユーザーが帰ると(電源OFFすると)見えないので困っているようです。


ネットワーク



顧客から「共有サーバー月額1.500円」をネットで見たのでそれを使いたいとのことで、「その広告ページ見せて頂けますか」と言って確認しましたら、「共有」ではなく「共用」サーバーの見間違えです。共用サーバーは一台のサーバーを数社が共用するサーバーです。以前は1台を20社ぐらいで使っていました。このレンタルサーバーは共有する会社数が多いとアクセスへの反応が遅い、エラーがよく出るなどの使い物にならなくなります。最近はハード性能も向上しているのでめったにありません。


レンタル共用サーバーで社内共有するには、「ファイル共有機能」のような仕組みがサーバー側に必要です。上記の様なユーザーにFTPソフトを使う処理は好ましくありませんのでエクスプローラなどから「ファイル共有機能」などへアクセスすることができるレンタルサーバーを選ぶことになります。導入するといきなり「クラウド」環境になり、光回線でしたら快適に使えます。


私はすいぶん以前からファーストサーバ さんを使っています、「簡易ファイル共有」という機能ですが便利で助かっています、今まで問題は発生していません。価格も安くなってきました(KSIさんから独立した頃は高かったですが)。WEBサーバーの自社管理は大変ですのでセキュリティ、電源管理などの面からもレンタルサーバーがいいと思います。新人の社内システム管理者にとってはApache、MySQLなどを使いながら覚える事ができます。





今回の相談の提案は

1.レンタルサーバ、Google Apps など   家庭用はこちら

2.ネットワーク対応のLANディスク(テラステーション等)

3.ファイルサーバーの導入(ワークグループ)

4.ファイルサーバーの導入(ドメイン) の順でおすすめしました。 

顧客の選択はLANディスクで、RAID対応を設置しました。社内の情報は手の届く所にあった方がいいと言うことでした。最終的に顧客が決めますが、費用、メリット、デメリットを提案して理解を頂くプロセスが大切と思います。



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リスクの認識

リスクの認識

企業で情報システムの運用管理をしていて「辞めよう」と思ったことが何度かありました。その一つが経営層とのコストの認識がかけ離れていた時です。システム予算の会議でもなかなか承認されず、「システム止めてやる」と思うこともありました。もちろん実行はしませんが信頼感が無いというか虚しさにおおわれます。組織が大きくなればなるほどシステムに関わる費用で悩んでしまいます。

イメージ


そのときに勉強したのが「リスク」です。このリスクに対してのコストを丁寧に説明するようにしてから予算獲得が容易になりました。最近リスクアセスメントやリスク管理と盛んに言われるようになりましたが当時は個人情報保護法もなく情報管理にコストをかける環境ではありませんでした。今ではこのような認識のギャップ環境があったので少しは自分が成長できたと思っています。リスクアセスメント、リスクコントロールは繰り返し行えば自然に身につきます。リスクへの追求はシステム管理者として重要な要素と思います。

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